[버라이어티 of 트렌드] 우리는 왜 생산성을 죽이는 회의를 하고 있을까?

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왜 우리는 생산성을 죽이는 회의를 하고 있을까?

 
그 회의는 정말로 필요한 것인가?
효율적인 회의를 하기 위해 가장 먼저 선행되어야 하는 질문은 

‘왜 이 회의를 해야하나?’ 라는 고민입니다. 
가끔은 회의를 하지 않아도 간단하게 전달하고 보고할 수 있는 일들이 

불필요한 회의로 인해 소모되기도 합니다. 

특이사항이 없어 회의가 필요하지 않을 땐 줄일 수 있어야 회의의 질을 높을 수 있습니다. 
 
1. 회의 개최 횟수를 줄여라
2. 특이사항이 없다면 ‘취소 가능’ 규칙을 넣어라
3. 정보 전달 회의는 이메일로 대체하라
 
효율적인 회의를 위해 무엇이 준비되어야 하나?
양질의 회의를 진행하기 위해서는 회의 참여자들로부터 

얻고자 하는 것에 대한 구체적인 목표를 가지고 있어야 합니다. 

그 목표를 사전에 공유하고, 회의 참석자가 회의의 의도와 방향을 숙지하고 

적극적으로 참여할 수 있도록 유도하는 것이 중요합니다. 
회의 주최자는 회의의 목적과 배경, 성공 기준을 사전에 명확하게 공유하고 

회의 참여자는 그 안에서 낼 자신의 질문과 의견을 준비합니다. 
 
1. 회의 주최자는 목표 확인과 시간 체크를 철저히 할 것
2. 회의 자료로 시간을 단축하라
3. 필요 참석자와 임의 참석을 구분하여 필요한 사람만 참석하게 하라
 
조직의 생산성을 죽이는 회의
1. 무작정 많은 사람이 회의에 참석해 있다. 
2. 한마디도 하지 않는 사람이나 몰래 다른 업무를 하는 사람이 있다
3. 이메일 연락만으로도 충분할 법한 보고가 이어진다.
4. 질질 시간을 끌어서 시간에 맞춰 끝나지 않는다.
5. 그런데도 중요한 사항은 아무것도 결정되지 않는다.